Jak pracować krócej i z lepszymi wynikami?

• Masz dość pracy po godzinach i ciągłych uwag, że i tak jesteś za mało efektywny/a?
• Masz wrażenie, że bez względu na to jak bardzo zaangażujesz się w swoje zadania i tak nie jesteś w stanie ich wszystkich zrealizować?
• A może chcesz w końcu stanąć i powiedzieć: udało się, zrobiłem/am to!

Nie jesteś jedyny/a. Zwiększenie produktywności i efektywności to bolączka większości z nas. Chętnie podpowiem Ci jak poprawić efektywność, bez jednoczesnego wydłużania czasu Twojej pracy.

 

Jak poprawić produktywność i efektywność w pracy?

Produktywność, czyli liczba zadań zrealizowanych w określonym przedziale czasowym, stała się w ostatnich latach jedną z cech idealnego pracownika. Jesteś produktywny, czyli odnosisz efekty i przynosisz zyski firmie. Jednak czy produktywność rzeczywiście polega na efektywnym wykorzystaniu 8-godzinnego dnia pracy? Zapewniam Cię, że nie! Co więcej, praca na pełnych obrotach przez 8 godzin przynosząca wymierne wyniki nie jest możliwa. Mam na to doskonałe przykłady…

Po pierwsze, polski oddział firmy marketingowej Tradedoubler wprowadził ponad rok temu 6-godzinny dzień pracy. Oczywiście samo wdrożenie skróconego czasu pracy było poprzedzone licznymi badaniami i analizami potencjału pracowników (m.in. Q12 Gallupa), jak też cyklem szkoleń i modyfikacji organizacyjnych. Wraz ze skróceniem czasu pracy określono również wskaźniki, jakie ma osiągnąć zespół. Z jakim rezultatem? Już po ośmiu miesiącach od wdrożenia rozwiązania odnotowano wzrost wszystkich wskaźników wysoko powyżej ustalonych progów, co oznacza, że skrócenie czasu pracy zwiększyło zaangażowanie i efektywność pracowników firmy[i].

Historia Tradedoubler jest potwierdzeniem trafnej tezy, jaką znalazłam kilka miesięcy temu w artykule Szymona Surmy „Kodeks pracy jak rynek – nieaktualny”. Pozwolę sobie zacytować Jego trafną myśl: O parodio – liczy się na realizację wyników, ale najważniejszą rzeczą, na którą zwraca się uwagę, to czas pracy, ilość godzin, które pracownik spędził „pracując”. Czy to 12, czy 8, czy ostatnio modny 6 godzinny dzień pracy (pozdrowienia Łukasz), stale rezultaty pracowników mierzy się „czasem pracy”, oczekując, że czas będzie zamieniał się wprost proporcjonalnie do realizacji celów. Okazuje się, że w 6h można wykonać więcej niż w 8h, w niedalekiej przyszłości być może okaże się, że i te 6h można zoptymalizować – komunikacją, procesami, otwartym stylem zarządzania i współpracą opartą na świadomości celu…[ii]

Jak słusznie zauważył S. Szurma, naszą efektywność – zarówno nasi pracodawcy, jak też my sami – niesłusznie mierzymy poprzez pryzmat godzin spędzonych w pracy na wykonywaniu służbowych zadań. A przecież przy odpowiedniej organizacji dnia, każdy z nas jest w stanie zrobić o wiele więcej w ciągu 4 godzin efektywnej pracy niż przez 8 godzin, do tego błędnie zorganizowanych i spędzonych w biurze czy przy komputerze.

Wielu z nas doskonale przekonało się o tym wiosną, kiedy z powodu pandemii musieliśmy zmierzyć się z połączeniem pracy zawodowej z pobytem w domu i opieką nad dziećmi. W tym okresie organizacja dnia pracy, dla wielu z nas, pozwoliła wspiąć się na szczególnie wysoki poziom, który z kolei, pozwolił nie tylko pogodzić (w mniejszym czy większym stopniu) te wszystkie sfery, ale też wzbudzić w nas umiejętność do bardziej produktywnego wykorzystania czasu pracy.

Ileż to razy w tym czasie musieliśmy zrealizować zadania ze standardowego, biurowego czasu pracy zaledwie w ciągu 4-5 godzin, które i tak były przerywane rodzinnymi posiłkami, potrzebami dzieci czy wsparciem pociech w zdalnym nauczaniu? A jednak udawało nam się mimo wszystko wywiązywać z zawodowych obowiązków. To czemu, nie potrafimy wdrożyć wypracowanych w ostatnim czasie rozwiązań na stałe? Co tak naprawdę musisz zrobić, żeby stać się efektywnym w swojej pracy?

Jeżeli jednak potrzebujesz odnaleźć 1h dodatkowego czasu, to zapraszam na moją grupę na FB. Tam w ramach powitalnego prezentu otrzymasz mini-kurs, w którym przedstawiam swoje autorskie ćwiczenia (sprawdzone na wielu osobach) pozwalające odzyskać z dnia od 30-90min.

 

Organizacja, umysł, zdrowie i energia – trzy filary efektywności

Być może, zwiększenie efektywności kojarzy Ci się przede wszystkim z wprowadzeniem właściwych nawyków organizacyjnych? I słusznie! Bez organizowania, planowania i wyznaczania priorytetów na pewno nie zwiększysz swojej wydajności w ciągu dnia. Jednak nie osiągniesz jej również, jeśli – oprócz o organizację swojego dnia – nie zadbasz również o własne zdrowie i sferę psychologiczną. Każde z nich jest częścią składową efektywnej i wydajnej pracy. Dlatego też Twoje dążenie do zwiększenia własnej efektywności nie powinno skupiać się wyłącznie na skutecznych technikach planowania i realizowania zadań, ale również na działaniach poprawiających Twój stan zdrowia oraz pielęgnujących spokój umysłu.

Przejdźmy jednak najpierw do tych najbardziej oczywistych, czyli do organizacji dnia.

Filar pierwszy: organizacja

1. Rób listę zadań, wskazuj priorytety

Nie będziesz efektywny/a w swojej pracy, kiedy nie będziesz wiedział/a jakie zadania masz do wykonania. Dlatego tak kluczową rzeczą jest ich określenie. Najlepiej, każdego dnia wieczorem, wypisz sobie zadania, jakie masz zrealizować kolejnego dnia. Pamiętaj jednak, żeby podchodzić do tego zdroworozsądkowo. Nikt nie jest w stanie wykonać dziesięciu obszernych analiz biznesowych w ciągu 3 godzin. Dlatego wypisuj taką liczbę zadań, jaką będziesz realnie w stanie zrealizować, w wyznaczonym przez siebie czasie pracy. Poza tym zawsze wskazuj te, które musisz zrealizować i te, które są mniej ważne i ewentualnie możesz je przełożyć, jeśli pojawią się nieprzewidziane okoliczności. Naucz się też odmawiać wykonania zadań, które nie są dla Ciebie rozwojowe lub które są narzucone przez osoby, które same powinny jest wykonać. Nie bój się asertywności (pamiętaj 26.08 mamy Webinar o asertywności).

2. Zachowaj bufor czasowy

Planując zadania na każdy dzień, nie wypełniaj swojego czasu pracy w 100 proc. To ważne! Po pierwsze, w ciągu dnia musisz uwzględnić przerwy na posiłek czy „przewietrzenie” umysłu. Nikt z nas nie jest w stanie skupić się wyłącznie na nieustannej pracy przez kilka godzin. Poza tym – mimo najlepszej organizacji – praca nad trudniejszymi zadaniami może się nieco wydłużyć niż to pierwotnie sobie założyłeś/aś. Dzięki buforom czasowym i dodatkowym rezerwom, ewentualne minimalne opóźnienie w realizacji zadania, nie odbije się negatywnie na pozostałych celach zaplanowanych na dany dzień, a tym samym, nie wywrze na Tobie niepotrzebnej presji.

3. W pierwszej kolejności rób to, co jest najtrudniejsze

Oczywiste jest, że najbardziej skupieni i zaangażowani jesteśmy w momencie, kiedy zaczynamy pracę w danym dniu. Dlatego też, aby skutecznie je wykorzystać, powinieneś w pierwszej kolejności wykonać te zadania, które są najbardziej skomplikowane i wymagają dużej dozy uwagi. Kiedy będziesz posiadał/a odpowiedni zasób energii i motywacji do działania (a w momencie rozpoczynania pracy w danym dniu te są najwyższe), to trudność samego zadania, również będzie wydawała Ci się mniejsza.

4. Wyznaczaj sobie deadline, dziel zadania na etapy

Być może pomyślisz, że to absurd, ale nic tak nie motywuje do efektywnego działania, niż goniący Cię termin realizacji projektu ? I chociaż te, często narzucane są z góry (przez naszych szefów, partnerów biznesowych, klientów), to Ty sam/a również powinieneś/powinnaś wyznaczać sobie deadline na poszczególne zadania. Co więcej, warto, aby Twój termin był wcześniejszym od tego rzeczywistego. Dlaczego?

Działając w ten sposób, pozyskujesz dodatkowy czas na sprawdzenie poprawności wykonania zadania i na naniesienie ewentualnych poprawek. Poza tym wyznaczając sobie wcześniejszy termin jego realizacji, eliminujesz presję czasu narzuconą przez przełożonego. Samodzielne wyznaczanie deadline`ów jest szczególnie istotne w przypadku rozbudowanych projektów, których wykonanie w ciągu jednego dnia pracy nie jest możliwe. Rozpisanie całego projektu na poszczególne etapy, a następnie wyznaczenie terminów realizacji każdego z nich nie tylko pozwoli Ci mądrze rozłożyć pracę w czasie, ale również pozwoli Ci spojrzeć, na stosunkowo trudną całość, jako na listę prostszych zadań do wykonania. A metoda małych kroków sprawdza się zawsze i wszędzie!

5. Korzystaj niekiedy z… prokrastynacji

Tak, dobrze przeczytałeś/aś. Jednym ze sposobów na zwiększenie efektywności w pracy jest umiejętne odsuwanie wykonania niektórych czynności w czasie. Prokrastynacja, która traktowana jest z reguły jako wada, okazuje się być przydatną w momencie, kiedy odroczenie wykonania konkretnego zadania pozwala Ci pozyskać odpowiednie zasoby do jego realizacji. Czasem rzeczywiście warto odłożyć konkretne zadanie na później i dać sobie czas na jego przemyślenie, zdobycie odpowiednich narzędzi czy umiejętności. Oczywiście prokrastynacja w tym zakresie jest dopuszczalna tylko wtedy, kiedy nie naraża Cię na niezachowanie wyznaczonego odgórnie deadline`u.

 

Filar drugi: spokój umysłu

1. Zadbaj o porządek na stanowisku pracy

Może wyda Ci się to błahe i śmieszne, ale porządek na stanowisku pracy to jedna z głównych podstaw efektywnej pracy. Aby się o tym przekonać, porównaj czas poświęcony na poszukiwanie briefu ze sterty rozsypanych na biurku dokumentów z czasem, w jaki go znajdziesz, gdy będziesz tego rodzaju dokumenty trzymać w wyznaczonych segregatorze. Sam/a przyznasz, że jest istotna różnica, prawda?

2. Chwyć swój pierwszy sukces!

Nic tak nie motywuje do dalszego działania niż osiągnięcie nawet najmniejszego sukcesu. Dlatego każdego dnia wyznaczaj sobie mikro-zadania, których wykonanie będzie dodawało Ci energii. Co może nim być? Odpowiedzenie na zapytanie klienta, zabookowanie sali na firmową teel-konferencję czy zaktualizowanie statusu realizacji zadań w aplikacji. Każdy „ptaszek” postawiony przy zadaniu już na początku dnia doda Ci powera do stawienia czoła kolejnym wyzwaniom (o tym, jak to działa opowiem przy okazji Webinaru:).

3. Wyeliminuj rozpraszacze

Spokój umysłu to przede wszystkim możliwość skupienia uwagi właśnie na tym, co aktualnie realizujesz. Nie pomogą Ci w tym aktywne aplikacje, komunikatory czy inne media. Dlatego eliminuj ze swojego czasu pracy wszystkie te elementy, z których nie musisz aktualnie korzystać. Co chwile „pikający” messenger w trakcie przeprowadzania skomplikowanej analizy wyprowadzi z równowagi nawet najbardziej spokojną osobę. Oszczędź sobie stresu i przejdź w tryb offline w największym zakresie, jaki jest możliwy (ja pracuję w trybie offline 3h dziennie).

4. Rób tu i teraz jedno zadanie

Teraz poruszę kwestię, która ciągle budzi kontrowersje: czy wielozadaniowość się opłaca? Z punktu widzenia efektywności pracy w ogóle. A to dlatego, że skupiając się na kilku zadaniach jednocześnie, tak naprawdę wprowadzasz do swojej pracy totalny chaos. O wiele lepszym rozwiązaniem jest skupienie się na konkretnym zadaniu i realizacja każdego z nich w ustalonej kolejności.

5. Wykorzystaj swój najlepszy czas

Istotną kwestią w efektywnej pracy jest wykorzystanie czasu, w jakim jesteś najbardziej produktywny/a. Część z nas woli pracować wczesnym rankiem, inni realizują projekty po nocach (o typach “spaczy” pisaliśmy na grupie FB). Jeśli tylko masz taką możliwość, dostosuj swój czas pracy do swojego biologicznego zegara. Sam/a przekonasz się, że pracując w zgodzie ze swoimi naturalnymi zasobami, jesteś w stanie zrealizować o wiele więcej zadań niż w momencie pracy w czasie, kiedy Twój umysł jest najmniej skory do współpracy.

 

Filar trzeci: zdrowie

1. Zadbaj o sen i odpoczynek

Nigdy nie będziesz efektywny/a, jeśli będziesz przemęczony/a. Dlatego kluczową wagę przywiązuj zarówno do odpowiedniej ilości snu, jak też do własnego prawa do odpoczynku (zarówno po, jak i w trakcie pracy). Na rozładowanych bateriach daleko nie dojedziesz, a i sama podróż zajmie Ci o wiele więcej czasu. Czasem lepiej odpuść i utnij sobie drzemkę. (ja tak czesto robię, 20min “power nap” to dopalacz mojej produktywności:)

2. Korzystaj z zasobów natury

Świeże powietrze i promienie słoneczne to sprzymierzeńcy efektywnej pracy. Odpowiednia ich dawka każdego dnia pozwoli Ci nie tylko uspokoić umysł, ale też napełnić organizm pozytywną energią. Dlatego też spacer, jogging czy jazda na rowerze po pracy jak najbardziej zalecana. A w ciągu dnia? Otwórz okno w biurze i pozwól działać naturze na Twoją korzyść, a jesli pracujesz w domu, co 1,5h wychodź na 15min na balkon, obowiązkowo).

3. Zacznij pozytywnie dzień

Nic tak nie nastraja pozytywnie jak udany poranek. Zadbaj, żeby Twój też taki był. Wypracuj sobie kilka rytuałów, które sprawią, że Twoja pobudka i śniadanie przebiegną w spokojnej atmosferze. Ograniczenie pośpiechu rano, kiedy cała rodzina wybiera się do szkoły i pracy, nie jest łatwe. Jednak utarty schemat porannego działania pomoże Ci ujarzmić tę trudną porę dnia i nie wyczerpać przy tym pozostałych zasobów Twojej energii (ja o poranku, w pidżamie jeszcze, robię 15min jogi, cudowny czas dla mnie:).

4. Wartościowe jedzenie i napoje

Bezpośrednie przełożenie na Twoją efektywność ma pożywienie, które spożywasz. Dlatego zadbaj o to, aby w Twojej diecie nie zabrakło zdrowych, lekkich przekąsek zawierających witaminy i minerały (warzywa, warzywa i jeszcze raz warzywa). Pamiętaj też o regularnym nawadnianiu organizmu (2l minimum/dziennie). Najlepsza będzie woda z cytryną, jednak świeżo wyciskane soki czy owocowe herbatki też spełnią swoją rolę. (moim największym wyczynem było odstawienie 1,5 roku temu kawy. nie pije jej w ogóle)

 

Klucz do sukcesu: działaj w zgodzie z samym sobą

Wszystkie powyższe porady są wskazówkami, które ułatwią Ci zwiększenie efektywność swojej pracy. Jednak tak naprawdę, kluczem do sukcesu jest działanie w zgodzie z własnymi wewnętrznymi wartościami. Nawet najlepiej zaplanowany dzień będzie udręką, jeśli pominiesz w nim samego siebie:

• swoje zasoby
• umiejętności
• potencjał

W pierwszej kolejności wyznacz zatem sobie cel, jaki chcesz osiągnąć.  A następnie zacznij ku niemu dążyć.

Nie wiesz, czego właściwie oczekujesz od życia? Napisz komentarz albo skontaktuj się ze mną. Chętnie przeprowadzę Cię poprzez poszukiwanie własnego celu.

 

 

 

[i] L. Szymula – post na LinkedIn o efektach wprowadzenia 6h dnia pracy – https://www.linkedin.com/posts/lszymula_efekty-wdro%C5%BCenia-6h-czasu-pracy-to-ju%C5%BC-mija-activity-6638813751929909248-1-Ad/

[ii] S. Surma, Kodeks pracy jak rynek – nieaktualny – https://www.linkedin.com/pulse/kodeks-pracy-jak-rynek-nieaktualny-szymon-surma/