Feedforward – feedback XXI wieku

Informacja zwrotna jest jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania. Jednak kiedy dotyczy błędów pracownika, może mocno obarczyć jego motywację. Jak zatem wyciągać wnioski z popełnionych błędów i jednocześnie nie obwiniać za nie pracownika? Dobrym sposobem może być feedforward – feedback skupiony na… przyszłości.

Kiedy feedback to za mało…

Informacja zwrotna jest bardzo ważna dla rozwoju pracownika. Opinia menagera nt. jego pracy jest dla niego sygnałem czy podąża w słusznym kierunku. Z drugiej strony feedback jest elementem skutecznej komunikacji na linii przełożony-pracownik. Ciężko sobie wyobrazić realizację jakiegokolwiek projektu bez informacji zwrotnej dotyczącej właściwego sposobu jego wykonania.

I chociaż feedback jest ważny w zarządzaniu zasobami ludzkimi, okazuje się, że może posiadać negatywne aspekty. Owszem, informacja zwrotna jest cenną wskazówką dla pracownika. Jeśli jednak w dużej mierze dotyczy popełnionych przez niego błędów, to sam feedback przybiera formę oceny, która może negatywnie wpłynąć na poczucie wartości i motywację pracownika. Tym bardziej, że pracownicy często odbierają feedback jako… ocenę siebie, a nie realizowanych przez nich procesów. Problem może być jeszcze poważniejszy, gdyż na rynek pracy wkracza właśnie pokolenie Snowflakes, które jest szczególnie wrażliwe na krytykę i ocenę.

Idąc tym tropem, jasno widać, że feedback, którego celem było udzielenie rzetelnej informacji o popełnionych błędach, często odbierany jest jako bezwzględna krytyka ze strony przełożonego. Inną kwestią jest również to, że sam feedback dotyczy sytuacji, która się już wydarzyła. Samo wytknięcie popełnionych błędów z pewnością ich nie naprawi, a w samym pracowniku wzbudzi jedynie poczucie winny.

Feedforward – sztuka wyciągania wniosków

Skoro feedback nie jest doskonały, to czym przewyższa go feedforward? Przede wszystkim feedforward dotyczy przyszłości. I chociaż w pewnym stopniu bazuje na błędach z przeszłości, to nie skupia się na nich, lecz koncentruje na rozwiązaniach, które pozwolą je w przyszłości wyeliminować. Przykład: pracownik nie przygotował danych potrzebnych na spotkanie z klientem. Zgodnie z założeniami feedforward menager nie wytyka mu tego błędu, lecz zwraca uwagę, aby był przygotowany w tym zakresie na każde kolejne spotkanie biznesowe. Działając w ten sposób, przełożony nie tylko nie obwinia winą pracownika za popełnione przez jego błędy, ale przede wszystkim wyciąga konstruktywne wnioski na przyszłość i skupia uwagę podwładnego na właściwym działaniu. I to jest właśnie zasadnicza różnica i zaleta feedforward: skupiasz się na tym, co słuszne, dzięki czemu dążysz do doskonałości.

Rozwój w rękach pracownika

Co ciekawe, feedforward to narzędzie, które w dużym stopniu może ułatwić rozwój pracownika. Chociażby dlatego, że zgodnie z założeniem jego twórcy –  prof. Marshalla Goldsmitha – jest prowadzony z inicjatywy osoby, która go otrzymuje.

Jak zrealizować feedforward w praktyce? Sesja – indywidualna czy grupowa – powinna składać się z 4 podstawowych kroków[i].

Krok 1. Zdefiniuj cel

Skoro chcesz otrzymać jasne wskazówki dotyczące Twojego działania w przyszłości, w pierwszej kolejności powinieneś określić jaki chcesz osiągnąć cel. A nim może być np.:

• wniesienie jeszcze większej wartości do zespołu poprzez Twoją pracę;
• optymalizacja Twojej komunikacji ze współpracownikami;
• bycie jeszcze lepszym w rutynowo wykonywanym zadaniu służbowym.

Krok 2. Poproś o sugestie

Co ważne, w odnalezieniu sposobu na to, aby być lepszym w realizacji wyznaczonego sobie celu może Ci pomóc nie tylko przełożony, ale również Twoi współpracownicy. Dlatego warto ich poprosić o sugestie i wskazówki w tym zakresie. Być może ktoś zwróci Twoją uwagę na kwestię, która w ogólne nie przychodziła Ci do głowy.

Krok 3. Słuchaj i notuj

To, czy feedforward będzie rzeczywiście skuteczny, zależy w dużym stopniu od zaangażowania zainteresowanego. Dlatego samo wysłuchanie pomysłów kolegów z zespołu nie wystarczy. Koniecznie musisz je zanotować, aby w dalszej pracy nad procesami żadna z nich Ci nie umknęła.

Krok 4. Podziękuj.

W feedforward ważne jest również to, że nie oceniasz udzielonych sugestii. Przyjmujesz je do wiadomości. Warto też podziękować za to, że ktoś chciał się z Tobą nimi podzielić.

Jak widzisz, skorzystanie z feedforward nie jest trudne, a może rzucić zupełnie inne światło na działalność Twoją lub Twojego pracownika w organizacji. Myślę, że warto z niej korzystać zarówno jako z formy konstruktywnego feedback`u, jak też narzędzia do własnego rozwoju.

Dobrą praktyką w przypadku feedforward jest poznanie sugestii z wielu źródeł: od współpracowników, przełożonego, innego zespołu w organizacji. Im więcej pomysłów i wskazówek, tym większe pole ich eksploracji i możliwość wypracowania najwłaściwszego schematu działania na przyszłość.

Feedforward – zalety

Jako zakończenie tego artykułu chciałabym Ci przybliżyć zasadnicze zalety feedforward. Chociaż jestem przekonana, że bez ich wyliczania i tak już zainteresowałam Cię tą formą udzielania informacji zwrotnej.

Jednak niech tą wisienką na torcie będą walory feedforward:

• Skupia uwagę pracownika na tym, co mogą zrobić, aby być lepsi, bagatelizuje udowadnianie kwestii, w których pracownik sobie nie radzi.
• Dociera do osób nastawionych na sukces – otwarci na nowe rozwiązania dotyczące ich rozwoju często są odporni na krytykę ich osób (tj. typowy feedback).
• Odbierany jest jako obiektywna porada w żaden sposób nie oceniająca pracownika (przecież dotyczy przyszłości).
• Może dotyczyć obszarów analogicznych do feedbacku, a tym samym być pozytywną alternatywą udzielania informacji zwrotnej.
• Feedforward eliminuje zjawisko poszukiwania wymówek przez pracowników, który jest częstym w przypadku feedback. Ograniczenie działania do wysłuchania rad i podziękowania za nie skutecznie zamyka pole do niepotrzebnych dyskusji i obarczania winą za niepowodzenie.

Czy nadal masz jakiekolwiek wątpliwości, że feedforward to dobra alternatywa dla feedback`u? Nie bez znaczenia użyłam w poprzednim zdaniu „alternatywa”, gdyż feedforward powinien być wykorzystywany w organizacji tuż obok feedback`u i stosowany wtedy, kiedy ten drugi może być mocno obciążający dla pracownika.

[i] Na podstawie: Alternatywa dla feedback`u – feedforward – https://www.projektgamma.pl/strefa-wiedzy/wiki/Raport-HR-Feedforward/